Le bien-être en réunion où comment mener une réunion avec efficacité ?

 

Le bien-être au travail n’est pas un effet de mode, mais une réalité quotidienne qui doit être l’affaire de tous les acteurs de l’entreprise.

Dans le cas de réunion de travail, certains participants se plaignent à la fin de la réunion de n’avoir rien résolu, qu’aucune décision n’a été prise ou que le contre-rendu de la réunion n’a pas été délivré dans les temps.

De ce constat j’ai décidé de me pencher sur le problème, et de vous permettre de faire des réunions qui ont du sens, où vous n’aurez pas le sentiment d’avoir perdu une bonne heure sur votre planning et de vous assurer d’avoir un résultat immédiat !

 

Lorsque vous organisez une réunion, voilà quelques pistes d’avant et après réunion :

Le mot d’ordre est les trois ‘’O’’ Organisation, Organisation, Organisation

A cette étape, la loi de Paréto est utile pour mener à bien votre réunion. Il faut utiliser 80% du temps en organisation pour 20% de réunion effective. Si vous respectez cette règle, votre réunion aura déjà la réponse à la problématique avant même je jour J.

Alors comment faire ?

 

Etape 1 : Posez-vous les bonnes questions

  • Quel est l’objectif de cette réunion ?
  • Cette réunion est-elle indispensable ?
  • Qui sera invité à y participer ?
  • Quel délai pour prévenir les participants ?
  • Quel résultat final attendre de cette réunion ?
  • Quel délai sera nécessaire pour mettre en application la décision ?
  • Qui validera la solution trouvée ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez passer à l’étape 2.

 

Etape 2 : planification de la réunion

  • Déterminez le lieu, la date et l’heure.
  • Rédigez un ordre du jour clair et précis.
  • Définissez l’objectif attendu.
  • Fixez le nombre de rencontre nécessaire. Il est recommandé de ne pas faire plus de deux rencontres pour la même problématique, ou le même projet car certains participants ne se presseront pas pour faire émerger une solution, puisqu’ils auront du temps pour procrastiner.
  • Envoyez l’invitation aux participants au moins 15 jours à l’avance (vous ferez un rappel chaque fin de semaine et 2 jours avant la réunion.
  • Demandez aux participants de préparer leur intervention sous forme de question-réponse. Chacun sera amené à donner son avis au moment de la réunion) ainsi une réunion préparée en amont évitera les pertes de temps.
  • Bien annoncer aux invités de la réunion que les retards ne seront  pas tolérés et que l’accès à la salle de réunion ne sera plus accessible après l’heure.

L’objectif  de cette étape, est de ne pas mettre les participants sur le fait accomplis, permettre à chacun de se préparer sans stress et être efficace le jour J.

 

Etape 3 : Préparation des documents

  • Prévoyez des supports documentaires (vidéo projecteur, supports papiers…) si nécessaire.

 

Etape 4 : Définir le rôle de chacun

Une personne pour noter le déroulement de la réunion (bien des entreprises organisent des réunions à la dernière minute et ne prévoie pas de faire de contre-rendu ce qui n’aide pas à se référer ultérieurement si le problème n’a pas encore trouvé de solution).

Une personne pour annoncer la fin de la réunion lorsque le temps est terminé. L’heure c’est l’heure !

Une personne pour rassembler les idées émises

Une personne pour animer la réunion / l’atelier, énoncer l’ordre du jour…

 

Etape 5 : la fin de la réunion

  • Une solution doit être trouvée à la fin de la réunion.
  • Prévoir une deuxième rencontre si besoin pour valider le résultat.  Pas plus de 30 minutes car il ne s’agira pas là de redire ce qui a déjà été dit.
  • Envoyer le contre-rendu de la réunion au plus tard 24 heures après la réunion.

 

Appliquer ces 5 étapes lorsque vous planifiez vos réunions vous assurera une rencontre efficace  et sans stress pour le bien-être de tous.

 

Krystine Quimpol

septembre 29, 2018

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